مدیریت شیت ها در اکسل

سلسله مراتب فایل­های اکسل

فایل های اکسل Workbook نام دارند که هرکدام دربردارنده Worksheet ها هستند و در هر Worksheet تعداد بسیار زیادی Cell وجود دارد (حدود 17 میلیارد سلول). هر فایل کاری اکسل باید حداقل یک Worksheet داشته باشد.

معرفی شیت در اکسل

شیت، کاربرگ یا Worksheet بخشی از سلسله مراتب فایل های اکسل است که نگهدارنده سلول ها، داده ها، فرمول ها، نمودار ها و بطور کلی هرچیزی است که در نرم افزار اکسل با آن کار می کنیم و ما از این پس و در این بخش از کتاب به آن کاربرگ خواهیم گفت.

در نسخه های اخیر نرم افزار اکسل بصورت پیش فرض در ابتدا یک کاربرگ برای هر فایل جدید ایجاد می شود اما می­توانید تعداد آن را تغییر دهید. برای این منظور وارد زبانه File شده و به بخش Options بروید و مراحل را طبق تصویر بعدی طی کنید:

از طریق گزینه include this many sheets می توانید تعداد کاربرگ های پیش فرض فایل های جدید اکسل را تغییر دهید. بعد از تغییر هر فایل جدیدی که ایجاد کنید حاوی تعداد شیت های مورد نظر شما خواهد بود.

مدیریت شیت ها

مدیریت کاربرگ ها به معنی تغییر نام، رنگ، حذف و یا جابجایی و تنظیمات امنیتی آن­ها می­باشد. برای انجام اغلب تغییرات برروی کاربرگ ها کافیست روی آن ها کلیک راست کنید.

Insert

این گزینه برای درج کاربرگ جدید استفاده می شود.

Delete

این گزینه برای حذف کاربرگ استفاده می شود. البته اگر فقط یک کاربرگ داشته باشید با زدن این گزینه با پیغام زیر مواجه خواهید شد، بدین معنی که یک فایل اکسل باید حداقل یک کاربرگ قابل رویت داشته باشید. بادقت در متن این پیغام متوجه می شویم که حتی اگر کاربرگ های دیگری در این فایل باشند اما مخفی شده باشند باز هم امکان حذف کاربرگ فعلی را نداریم مگر اینکه کاربرگ دیگری را آشکار کنیم.

کارکرد این گزینه واضح است. تغییر نام کاربرگ.

View Code

این قابلیت شما را به صفحه VBA Editor منتقل خواهد کرد و صفحه کدنویسی کاربرگ جاری را نمایش خواهد داد. این صفحه قابلیت های ماکرو نویسی و برنامه نویسی VBA را برای ما به ارمغان می آورد. با این گزینه در پایان همین بخش مثال جالبی خواهیم داشت.

Protect Sheet

بطور کلی برای اعمال محدودیت برروی کاربرگ پس از انجام تنظیمات مربوطه باید از گزینه Protect Sheet استفاده کرد.

با وارد شدن به پنجره Protect Sheet می توانید دسترسی های گوناگونی برای کاربرگ تعریف کنید. برخی از گزینه های این پنجره عبارتند از:

Select Locked Cells

با انتخاب این گزینه به کاربر این امکان را می دهیم که بعد از وارد شدن به کاربرگ سلول های قفل را انتخاب کند.

Select Unlocked Cells

با انتخاب این گزینه به کاربر این امکان را می دهیم که بعد از وارد شدن به کاربرگ سلول های قفل نشده را انتخاب کند.

Format Cells

فعال کردن این گزینه به معنی ارائه دسترسی تغییر فرمت سلول ها به تمام کاربرانی است که وارد کاربرگ می شوند.

بعد از تعیین دسترسی های مورد نظر در کاربرگ بهتر است یک رمز عبور در بالای پنجره Protect Sheet تعریف کنیم و مجددا آن را تایید کنیم. پس از آن اگر فایل را ذخیره کنید تنظیمات اعمال شده به کاربرگ برای همیشه ذخیره خواهند شد و فقط کسی که رمز آن را دارد می تواند تنظیمات را تغییر دهد.

Tab Color

مطمئن هستم کارکرد این گزینه برای شما واضح است. تغییر رنگ زبانه کاربرگ ها برای نمایش بهتر آن ها.

Hide

از این گزینه برای مخفی کردن کاربرگ ها استفاده کنید.

Unhide

این گزینه برای آشکار سازی شیت های مخفی استفاده می شود. اما اگر کاربرگ مخفی ای نداشته باشید غیرفعال خواهد بود.

Select All Sheet

انتخاب تمام کاربرگ ها با کمک این گزینه انجام می شود. اینکار برای انجام یک کار دسته جمعی بر روی کاربرگ­ها استفاده می شود. برای غیر فعال شدن انتخاب می توانید مجددا روی زبانه یک کاربرگ کلیک راست کنید.

مدیریت شیت های زیاد در اکسل

زمانی که کاربرگ های یک فایل اکسل زیاد می شوند علاوه برمشکلات احتمالی که در عملکرد فایل بوجود می آید برای پیمایش بین کاربرگ نیز دچار مشکلی می شویم.

وجود علامت … نشان می­دهد که فضای کافی برای نمایش تمام کاربرگ ها وجود ندارد. بنابراین باید از قسمت Navigation برای پیمایش بین کاربرگ ها استفاده کنیم. با کلیک بر روی پیکان های این بخش بین کاربرگ ها حرکت می کنیم. اما اگر تعداد کاربرگ ها خیلی زیاد باشد اینکار نیز کمک زیادی نخواهد کرد. کلیک های میانبر خوبی در این زمینه وجود دارند:

شکل زیر نمایش دهنده حالتی است که با کلیک راست روی بخش Navigation کاربرگ ها فهرست آن ها باز می­شود. بعد از باز شدن این پنجره می توانید ابتدای نام کاربرگ مورد نظر خود را تایپ کنید تا انتخاب شود. سپس Enter را بزنید و وارد آن کاربرگ شوید.

تغییر Direction (جهت) شیت ها در اکسل

جهت نمایش کاربرگ های اکسل در حالتیکه سیستم عامل ویندوز با زبان انگلیسی برروی رایانه شما نصب باشد چپ به راست (Left-to-Right) است. برای تغییر جهت شیت ها از زبانه Page Layout استفاده می کنیم. البته مشروط بر اینکه یک زبان راست به چپ مانند زبان فارسی برروی سیستم عامل شما فعال باشد.

Sheet Right-to-Left: جهت راست به چپ برای کاربرگ

Sheet Left-to-Right: جهت چپ به راست برای کاربرگ

تغییر Direction (جهت) پیش فرض شیت ها

بعد از مدتی که با نرم افزار اکسل سروکار داریم نیاز پیدا می کنیم که درهنگام ایجاد کاربرگ جدید بطور خودکار جهت آن راست به چپ باشد. برای اینکار باید از تنظیمات اکسل استفاده کنیم. برای این منظور به زبانه File رفته و وارد پنجره Options می شویم و مراحل را طبق تصویر زیر طی می کنیم:

توابع مهم شیت ها در اکسل

تابع Sheet

فرمول Sheet که در اکسل­های اخیر در دسترس کاربران قرار گرفته است ورودی Optional دارد. اگر در ورودی این فرمول آدرسی داده نشود شماره کاربرگی که فرمول در آن نوشته شده است را برمی­گرداند.

تابع Sheets

فرمول Sheets نیز از فرمول­های جدید اکسل است و تعداد کاربرگ­های فایل یا تعداد کاربرگ­های ورودی فرمول را شمارش می­کند.

شیت پیش فرض

اگر می خواهید یک کاربرگ خاص هنگام باز شدن فایل اکسل فعال باشد یکی از راه ها این است که قبل از بستن فایل همان کاربرگ فعال باشد و فایل را ذخیره کنید.

تغییر دائمی کاربرگ پیش فرض

برای تغییر دائمی کاربرگ پیش فرض در یک فایل اکسل به شکلی که دیگر نیاز نباشد تا هربار فایل را در حالتی که همان کاربرگ فعال است ذخیره کنید باید از امکانات ماکرو نویسی استفاده کنید. کافیست در فایل مورد نظر ابتدا کلید Alt + F11 را بزنید تا وارد پنجره VBA Editor شوید. فرض کنید که در فایل زیر می خواهیم کاربرگ Sales همیشه به عنوان کاربرگ پیش فرض باز شود.

در پنجره طبق تصویر فوق روی ThisWorkbook کلیک راست کرده و وارد View Code می شویم. در صفحه کد نویسی از بالای صفحه گزینه General را باز کرده و Workbook را انتخاب می کنیم. با انجام اینکار بخش سمت راست (Declaration) حاوی لیستی از رویداد های کاربرگ ها برای ما نمایش داده می شود.

هرفایل اکسل دارای تعداد زیادی رویداد است. رویدادهایی نظیر محاسبه کاربرگ، تغییر کاربرگ، باز شدن، بسته شدن و ده ها رویداد دیگر. در اینجا ما باید از رویداد بازشدن استفاده کنیم و برنامه ای بنویسم که هنگام باز شدن این فایل کاربرگ Sales را فعال کند. کد مورد نظر ما بسیار ساده خواهد بود. همانطور که می بینید رویداد Open در صفحه کد نویسی نوشته شده است و فقط کافیست کد مورد نظر خود را برای پیش فرض شدن دائمی کاربرگ Sales به داخل آن اضافه کنیم.

کد Sheets(“Sales”).Select باعث می شود تا بعد از باز شدن فایل کاربرگ Sales فعال شود. اما توجه داشته باشید که باید این فایل را با فرمت Macro-Enabled یا فرمت­های دیگری که قابلیت­ برنامه نویسی را نگهداری می کنند ذخیره شود.