فیلتر کردن داده ها در اکسل

هنگام کار با حجم زیاد داده ها در اکسل، نیاز داریم تا از میان انبوهی از داده ها فقط داده هایی با شرایط خاص را مشاهده کنیم. به این منظور به ابزار فیلتر نیاز داریم. در واقع فیلتر کردن در اکسل برای محدود کردن داده ها استفاده شده و به شما این امکان را می دهد که فقط اطلاعاتی که نیاز دارید را نمایش دهید و بقیه را مخفی کنید.

برای استفاده از ابزار فیلتر در اکسل، از سه مسیر زیر می توانید استفاده کنید تا دکمه مربوط به ابزار فیلتر در بالای ستون ها ظاهر شود:

1- از تب Data و در گروه Sort & Filter بر روی دستور Filter کلیک کنید.

2- در تب Home در گروه Editing و در منوی Sort & Filter ابزار Filter را انتخاب نمایید.

3- با فشردن کلید Ctrl + Shift + L ابزار فیلتر در اکسل را فعال یا غیر فعال کنید.

استفاده از ابزار فیلتر در اکسل

برای درک بهتر کاربرد ابزار فیلتر در اکسل، آموزش را با فیلتر کردن داده های جدول زیر دنبال می کنیم. همانطور که در تصویر مشاهده می کنید، ابزار فیلتر برای ستون های این جدول فعال شده است.

اگر فلش مربوط به ستون های با انواع مختلف داده را کلیک کنیم، متوجه می شویم که ابزار فیلتر گزینه های مختلفی را برای داده های عددی و متنی و تاریخی ارائه می دهد.

فیلتر کردن داده های متنی

برای ستون هایی که شامل داده های متنی هستند منوی Text Filters ارائه شده است که شامل فیلتر داده ها با شرایط مختلف می باشد.

بنابراین برای فیلتر کردن داده های متنی محدوده انتخاب شده، گزینه Text Filter را انتخاب می کنیم و بسته به نیاز خود یکی از گزینه های این منو که شامل موارد زیر است را انتخاب می کنیم:

گزینه Equals تمام مقادیر به جز مقادیر برابر با مقدار مورد نظر ما را مخفی می کند و به همین ترتیب Does Not Equal تمام مقادیری که با مقدار مورد نظر ما برابر می باشد را مخفی می کند.
گزینه Begins With و Ends With به ترتیب تمام مقادیر به جز مقادیری که با رشته متنی مورد نظر ما شروع می شوند یا به اتمام می رسند را مخفی می کند.
گزینه Contains تمام آیتم ها به جز آیتم هایی که رشته متنی مورد نظر ما را شامل می شوند مخفی می کند و گزینه Does Not Contain تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که رشته متنی مورد نظر ما را شامل نمی شوند مخفی می کند.
گزینه Custom Filter تمام شرط های بالا را به صورت ترکیبی AND و OR فراهم می کند.

به عنوان مثال می خواهیم ابزار فیلتر را روی داده های ستون B اعمال کنیم طوری که مقادیر شامل “60ml” نمایش داده شوند. پس مراحل نشان داده شده در تصویر را دنبال می کنیم.

بنابراین نتیجه این عمل به صورت زیر نمایش داده می شود.

توجه داشته باشید که کادر جسنجو در ابزار فیلتر مانند گزینه Contains عمل کند.

فیلتر کردن داده های عددی

ستون هایی که دارای داده های عددی می باشند (یا بیشتر داده های آن عددی می باشد) منوی Number Filters نمایش داده می شود.

همانطور که در تصویر بالا مشخص است، منوی Number Filters دارای گزینه های زیر است:

گزینه Equals تمام عدد ها به جز عدد های برابر با عدد مورد نظر ما را فیلتر می کند و به همین ترتیب Does Not Equal تمام مقادیری که با عدد مورد نظر ما برابر می باشد را مخفی می کند.
گزینه های Greater Than و Greater Than or Equal to تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که بزرگتر یا بزرگتر و مساوی از مقدار مورد نظر ما باشند را مخفی می کند. و گزینه های Less Than و Less Than or Equal to برعکس مقادیر کوچکتر یا کوچکتر و مساوی را مخفی می کند.
گزینه Between تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که بین دو مقدار مورد نظر ما باشند را مخفی می کند. گزینه Not Between را می توان در قسمت Custom Filter ایجاد کرد.
گزینه Top 10 تمام مقادیر بجز آیتم هایی که از نظر مقدار جز ۱۰ مورد بیشترین باشند را فیلتر می کند. (توجه کنید عدد ۱۰ قابل تغییر است و همچنین می توانید به جای Top، کمترین مقدار ها را با انتخاب Bottom نگه دارید و بقیه را مخفی کنید)
گزینه های Above Average و Below Average به ترتیب تمام مقادیر به جز مقادیر بیشتر و کمتر از میانگین مقادیر کل محدوده را مخفی می کند.

به عنوان مثال می خواهیم عددهای صفر را از ستون “تعداد” مخفی کنیم. بنابراین با انتخاب گزینه Does Not Equal و نوشتن عدد صفر در کادر باز شده، این عدد در ستون دیده نمی شود.

در تصویر زیر مشاهده می کنید که اثری از عدد صفر در ستون مورد نظر دیده نمی شود.

فیلتر کردن داده های تاریخی

ابزار فیلتر برای ستون های شامل تاریخ میلادی، گزینه Data Filters را ارائه می دهد که همانطور که در شکل زیر می بینید گزینه های زیادی را برای تعریف شرط مورد نظر شما ارائه می دهد.

فیلتر کردن داده ها بر اساس رنگ

اکنون فرض کنید جدول داده ای در اختیار داریم که به صورت دستی یا با استفاده از قابلیت Conditional Formatting دارای رنگ و آیکون های مختلفی باشند. پس ما انتخاب بیشتری برای فیلتر کردن داریم و می توانیم بر اساس رنگ یا آیکون خاصی فیلتر را روی محدوده ها اعمال کنیم.

برای مخفی کردن داده ها از این طریق فلش روی ستون دارای رنگ یا آیکون را کلیک می کنیم و سپس Filter by Color را انتخاب می کنیم. اکنون رنگ یا آیکون مورد نظر برای نمایش سلول های حاوی آن را، انتخاب می کنیم.

نتیجه مانند تصویر زیر نمایش داده می شود.

حذف فیلتر ها

پس از اعمال یک فیلتر، ممکن است بخواهید به هر دلیلی آن فیلتر را از برگه اکسل خود حذف کنید. سه مسیر برای حذف فیلتر اعمال شده، وجود دارد:

1- روی فلش ستونی که می خواهید آن را از حالت فیلتر خارج کنید، کلیک نمایید. پس از باز شدن منوی فیلتر، گزینه Clear Filter From را انتخاب کنید.

2- از تب Data و در گروه Sort & Filter بر روی دستور Clear کلیک کنید.

3- از کلید میانبر Ctrl + Shift + Enter استفاده کنید.

در این مطلب فیلتر کردن داده ها در اکسل مورد بررسی قرار گرفت. از اینکه با ما همراه هستید و تجربه ها و پیشنهاد های خود را با ما به اشتراک می گذارید، متشکریم.