نام گذاری محدوده ها در اکسل

در این مطلب قصد داریم یکی از کاربردی ترین تکنیک های اکسل را در خصوص نام گذاری محدوده ها بررسی کنیم. با ما همراه باشید تا با نحوه نام گذاری، مزایا و اصول آن آشنا شویم.

روش های نام گذاری محدوده ها

نام گذاری سلول‌ ها و محدوده ها در اکسل، از دو مسیر انجام می شود:

نام گذاری با استفاده از کادر Name Box

در مبحث آشنایی با محیط اکسل کادر Name Box معرفی شد و گفته شد که به صورت پیش فرض نام منحصر به فرد هر سلول در این کادر مشخص می شود. قابلیت دیگر این کادر این است که امکان اختصاص دادن نام دلخواه به سلول ها و محدوده ها را برای ما فراهم می کند.
برای نام گذاری سلول ها و محدوده ها در اکسل، کافیست سلول یا محدوده مورد نظر را انتخاب کرده و نام دلخواه را در Name Box به جای نام پیش فرض سلول تایپ کنید و سپس کلید Enter را فشار دهید.

نام گذاری با استفاده از زیر منوی Defined Names

در تب Formulas بخشی به نام Defined Names وجود دارد که از دو گزینه آن می توان برای نام گذاری استفاده کرد: Define Name و Create from Selection

نام گذاری در بخش Define Name

برای استفاده از این روش، ابتدا محدوه و یا سلول مورد نظر را انتخاب کرده سپس گزینه Define Name را کلیک کنید. با کلیک بر روی این گزینه کادر نام گذاری باز می شود. با کامل کردن این کادر نام گذاری به اتمام می رسد.

همانطور که در تصویر مشاهده می کنید، کادر نام گذاری شامل قسمت های زیر می باشد:

Name

در این بخش می توانید نام دلخواه خود را برای محدوده انتخاب شده، تایپ کنید.

Scope

در این قسمت دو انتخاب پیش روی شماست. اگر Workbook که حالت پیش فرض است انتخاب شود، نام انتخابی در تمام برگه های این فایل قابل استفاده خواهد بود. گزینه دیگر مربوط به عنوان برگه ای است که قصد دارید نام انتخاب شده در آن اعمال گردد.

Comment

در این بخش می‌توانید توضیحی برای محدوده و نامش بنویسید که هم راهنمای خودتان در مراجعات بعدی خواهد بود و هم به دیگر استفاده کنندگان فایل شما، کمک می‌کند.

Refers to

در این قسمت مشخصات قسمت نام گذاری شده با جزئیات نوشته شده است. در ابتدا نام برگه ای که محدوده مربوطه قرار دارد نوشته شده و پس از آن علامت ! (Exclamation) قرار دارد (همیشه بعد از نام یک Sheet از این علامت استفاده می شود). بعد از آن علامت $ به همراه آدرس محدوده قرار دارد که نشان دهنده مطلق بودن آدرس دهی در اکسل برای نام گذاری محدوده ها است.

نام گذاری با استفاده از بخش Create from Selection

این گزینه کمک می کند تا از بخش های مختلف جدول برای نام گذاری محدوده ها استفاده کنید. به این منظور محدوده مورد نظر خود را به همراه سر ستون انتخاب کنید. در تب Formulas گزینه Create from Selection را کلیک کنید. کادری باز می شود که از شما می خواهد سطر بالایی، ستون چپ، سطر زیرین یا ستون راست را به عنوان نام محدوده، انتخاب کنید. به مثال زیر توجه کنید. برای ستون انتخابی منطقی است که با انتخاب گزینه Top row، سطر بالایی را به عنوان نام ستون انتخاب کنید و سپس Ok را کلیک کنید.

مزایای نام گذاری محدوده ها

فراخوانی آسان و سریع محدوده ها

پس از نام گذاری یک محدوده، شما در هر قسمت از کاربرگ که باشید، با نوشتن نام انتخاب شده در کادر Name Box و سپس فشار دادن کلید Enter، وادار به مراجعه به محل آن سلول یا محدوده می شوید. از این رو دنبال کردن محتوای یک سلول یا محدوده بسیار ساده می گردد.

استفاده از نام محدوده به جای آدرس آن در فرمول ها

اگر با حجم انبوهی از داده ها مواجه باشید، بهتر است یک نام کوتاه و قابل یاد آوری را به محدوده ها اختصاص دهید و از آن به جای آدرس دهی در فرمول ها استفاده کنید. از این رو فرمول ها کوتاه و خوانا می شوند و دقت آدرس دهی بالا می رود.
برای انجام این کار می توانید نام انتخابی را در فرمول تایپ کنید. در صورتی که نام های اختصاص داده شده (یا املای این کلمات) را فراموش کرده اید در زیر منوی Defined Names، با کلیک کردن بر روی Use in Formula می توانید به لیست این نام ها دسترسی پیدا کنید و با انتخاب هر کدام از نام ها، این نام در فرمول شما درج می شود. برای درک بهتر، تصاویر زیر را دنبال کنید.

مدیریت نام گذاری محدوده ها

برای مدیریت نام گذاری محدوده در اکسل در تب Formulas قسمت Name Manager را کلیک کنید تا کادری به همین نام باز شود (برای باز کردن این کادر می توانید از کلید میانبر Ctrl+F3 نیز استفاده کنید). در این کادر با کلیک کردن بر روی دکمه Edit می توانید نام انتخاب شده را تغییر دهید. در قسمت New می توانید نام جدید ایجاد کنید و در بخش Delete قادر به حذف نام خواهید بود.

قوانین نام گذاری

در نام گذاری سلول ها برای کاربران محدودیت هایی وجود دارد که مهم ترین آن ها به شرح زیر می باشد:

• فقط مجاز به استفاده از حروف، عدد، نقطه و آندرلاین هستیم. بنابراین برای نام های چند کلمه ای نمی توان از فاصله بین کلمات استفاده نمود و همچنین از علایم و نشانه ها نیز نمی توان استفاده کرد.
• نام تکراری و استفاده از اعداد به تنهایی، مجاز نیست.
• نام پیش فرض سلول ها یا ناحیه های اکسل مجاز نیز نیست.

در این مطلب با نام گذاری محدوده ها در اکسل آشنا شدید. شما هم می توانید با ارائه پیشنهادات و تجربیات خود ما را در تکمیل و بهبودی این مطلب یاری کنید.