تابع IF در اکسل

تابع IF یکی از کاربردی ترین توابع منطقی در اکسل است. این تابع می تواند سلول های یک محدوده را بر اساس ارزیابی یک وضعیت پر کند. در واقع با استفاده از این تابع از اکسل می خواهید که یک شرط را آزمایش کند و در صورت برآورده شدن شرط، یک مقدار را بازگرداند و در صورت عدم تحقق شرط، مقدار دیگری را به شما ارائه دهد.
در این آموزش قصد داریم ساختار و کاربردهای متداول تابع IF را بیاموزیم، سپس نگاهی دقیق تر به نمونه های کاربردی خواهیم داشت که امیدوارم هم برای مبتدیان و هم برای کاربران با تجربه اکسل مفید باشد.

درج تابع IF در اکسل

همانطور که در قسمت فرمول نویسی، روش به کارگیری فرمول ها را آموختیم، برای دسترسی تابع IF می توانیم در یک سلول علامت = و سپس IF را تایپ می کنیم و با فشردن کلید Tab فرمول را آماده دریافت آرگومان ها می کنیم.

همچنین می توانیم در تب Formulas، گروه Logical را انتخاب و روی IF کلیک کنیم. با این کار پنجره‌ای برای وارد کردن آرگومان ها ظاهر می‌شود.

مشاهده می شود که ساختار تابع if در اکسل به صورت زیر است:

=IF(logical_test, [value_if_true],[value_if_false])

آرگومان های تابع IF در اکسل

همانطور که در فرمول بالا مشاهده می کنید، تابع IF شامل 3 آرگومان می باشد.

آرگومان اول ضروری است و قرار گرفتن دو آرگومان دیگر در براکت نشان از اختیاری بودن آن هاست. یعنی اینکه اگر مقداری هم اختیار نشود نرم افزار خطا نخواهد داد. با این وجود برای آنکه محاسبات مد نظر شما اجرا شوند باید مقادیری برای آن ها در نظر بگیرید. این آرگومان ها به شرح زیر هستند:

Logical_Test (آزمون منطقی): این آرگومان همان شرط مورد آزمایش و ارزیابی ماست و می تواند یک عدد، مقدار یک سلول یا یک عبارت شرطی مثل A1>10 باشد.
value_if_True: مقداری است که در صورت صحیح بودن شرط، برگردانده می شود.
value_if_False: این آرگومان خروجی تابع در صورت برقرار نبودن شرط است.

بیایید با بررسی مثال هایی در این زمینه، درک عمیق تری از این مسئله بدست آوریم.
فرض کنید از اکسل می خواهیم کسانی که در جدول زیر سابقه کاری بیشتر از سه سال دارند را “واجد شرایط” و افراد با سابقه کاری کمتر از 3 سال را “غیر واجد شرایط” معرفی کند.

به این منظور آزمون منطقی را به صورت C2>3 مشخص می کنیم. آرگومان دوم که در صورت صحیح بودن شرط اجرا می شود “واجد شرایط” و آرگومان سوم که در صورت صحیح نبود شرط اجرا می شود “غیر واجد شرایط” قرار می دهیم.

به دلیل اینکه قبل از فرمول نویسی سلول D2 را فعال کرده بودیم، این سلول را به عنوان سلولی که باید خروجی در آن قرار گیرد انتخاب کرده ایم.

برای کپی کردن این فرمول و تابع نوشته شده به سلول های دیگر می توانید Fill Handle را بکشیم تا در سلول های پایین هم همین فرمول به کار رود. با قرار دادن نشانگر ماوس روی آن، نشانگر به علامت + تغییر شکل می دهد. در این هنگام باید عمل کشیدن و رها کردن (Drag and Drop) را انجام دهیم.

با توجه به خاصیت نسبی بودن آدرس ها در اکسل، این کار به درستی انجام می پذیرد.

تابع IF تو در تو

در ادامه مثال ذکر شده، فرض کنید علاوه بر سابقه کاری بیشتر از 3 سال، سن مساوی و کمتر از 30 سال هم شرط لازم برای واجد شرایط بودن است. بنابراین باید سن و سابقه کار را به عنوان ورودی به تابع بدهیم. از طرفی برای انجام این محاسبات احتیاج به دو شرط به صورت تو در تو (Nested) داریم.

درج تابع IF اول

مراحل اجرای این محاسبات به کمک تابع IF در اکسل به صورت گام به گام در تصاویر زیر دیده می شود. به این منظور ابتدا وضعیت سن مورد بررسی قرار گرفته و کسانی که سنی کمتر و مساوی 30 سال دارند، سابقه کار آن ها (بیشتر از 3 سال) نیز مورد تحلیل قرار می گیرد.

1- در گام اول شرط سن را به صورت B2 <= 30‌ در آرگومان اول تابع IF وارد می کنیم.

2- در گام دوم به علت سهولت در انجام کارها، آرگومان سوم تابع IF را تکمیل می کنیم. از آنجایی با رد شرط سنی، فرد “غیر واجد شرایط” محسوب می شود، مقدار آرگومان سوم را “غیر واجد شرایط” انتخاب کرده‌ ایم.

3- در گام سوم عبارت شرطی دوم را به کار می بریم به طوری که وضعیت سابقه کار را مورد بررسی قرار دهد. برای درج تابع IF دوم، ابتدا از کادر Name Box تابع مورد نظر (که مجددا تابع IF است) را انتخاب می کنیم.

درج تابع IF دوم

بس از انجام مراحل قبل یک پنجره Function Argument جدید باز می شود، سپس آرگومان های شرط دوم را به صورتی که در شکل زیر دیده می شود، وارد می کنیم:

4- شرط سابقه کار که باید بیشتر از 3 سال باشد را به صورت C2>3 وارد می کنیم.

5- برای آرگومان دوم که مربوط به برقرار بودن شرط است، “واجد شرایط” را انتخاب می کنیم.

6- برای برقرار نبودن شرط، “غیر واجد شرایط” را در قسمت آرگومان سوم درج می کنیم.

از آنجایی که هم برای تابع IF‌ اول و هم تابع IF‌ دوم همه آرگومان ها کامل شده اند، می توانیم دکمه Ok را در پنجره آرگومان ها یا Function Arguments کلیک کنیم.

و نتیجه به صورت زیر قابل مشاهده است.

نکاتی که باید در مورد تابع IF بدانید!

1- هنگام تعریف شرط ممکن است به هر یک از عملگرهای منطقی زیر نیاز پیدا کنید:

2- باید آرگومان های دوم و سوم را داخل دابل کوتیشن (“”) قرار دهید. اما در صورتی که می خواهید TRUE یا FALSE نمایش داده شود می توانید از فرمول های زیر استفاده کنید و نیازی به استفاده از دابل کوتیشن نیست.

=IF(logical_test,TRUE,FALSE) یا =IF(logical_test,TRUE)

3- فرمول if نیز مانند بسیاری از توابع دیگر اکسل، نسبت به بزرگ یا کوچک بودن حروف در رشته های متنی حساس نیست. در صورتی که نیاز به تعریف شرطی دارید که نسبت به حروف بزرگ یا کوچک حساس باشد، می توانید از ترکیب IF و EXACT به صورت زیر استفاده کنید.

در واقع تابع EXACT فرمت های مختلف را نادیده می گیرد. در این صورت، اگر رشته مورد نظر دقیقا مشابه رشته موجود در فرمول نباشد عبارت “TRUE” برگردانده می شود. و در غیر اینصورت عبارت “FALSE” برگردانده می شود.

=IF(EXACT(logical_test), [value_if_true],[value_if_false])

امیدوارم که این مطلب، درک مشخصی از تابع IF در اکسل و ساختار تصمیم گیری در اکسل را برای شما ایجاد کرده باشد.