آموزش اصولی نرم افزار اکسل
اخیرا کار با نرم افزار اکسل برای اغلب شرکت ها و سازمان ها ضروری شده و در نتیجه کارکنان یک شرکت باید اصول کار با اکسل را بدانند. می توانیم آموزش نرم افزار اکسل را مانند آموزش زبان مهم و ارزش آفرین بدانیم. البته لایه فنی کار با ابزار در کنار آشنایی با فرآیندهای کاری معنی پیدا می کند. بدین معنی که اکسل یا هر نرم افزار دیگری به تنهایی مشکلی را حل نخواهند کرد اما رویکرد من در این مطلب نگاهی به آموزش اصولی نرم افزار اکسل خواهد بود.
اکسل چیست؟
شاید باور نکنید ولی در بسیاری از مواقع کاربری که پشت یک سیستم کامپیوتری در حال کار با نرم افزار اکسل است درک صحیحی از این نرم افزار ندارد. اکسل یک صفحه گسترده است. اقیانوسی از Cell ها برای ورود داده، فرمول نویسی، نمودار کشی، جدول کشی و … اکسل حاوی حدود 17 میلیارد سلول در هر صفحه می باشد. بنابراین دست شما باز است تا در این صفحه بسیار بزرگ و گسترده هرکاری دلتان می خواهد انجام دهید. گزارش گیری، فرمول نویسی، جدول بندی، ثبت اطلاعات و … کارهایی هست که می توانید انجام دهید.
اکسل چه قابلیت هایی دارد؟
اینکه بیان شد اکسل یک نرم افزار صفحه گسترده است شاید کافی نباشد. درست است که گفتم با صفحه بزرگی مواجه هستیم اما باید بدانید که فرمول نویسی در اکسل مهمترین قابلیت این نرم افزار به شما می آید.
فرمول نویسی در اکسل
اکسل حاوی 258 فرمول کاربردی و مهم می باشد. این فرمول ها در 13 دسته بندی مختلف منجمله فرمول های ریاضی، آماری، منطقی، متنی، مالی و … ارائه شده اند که قبلا فایل جامعی برای معرفی تمام این دسته بندی ها و فرمول های مهم هریک اینجا [دانلود فایل جامعع راهنمای فرمول های اکسل] قرار داده شده که بتوانید آنرا دانلود کنید.
ابزار Pivot Table
با قاطعیت خدمت شما اعلام می کنم که گزارش گیری علی الخصوص با ابزار Pivot Table دومین ویژگی مهم در اکسل است. با کمک این ابزار گزارش های خلاصه و کلی بدون کمترین دردسر و اشتباه و با سرعت بسیار بسیار بالایی ساخته و آماده می شوند.
فرمت دهی شرطی
اینکه بتوانیم در یک نرم افزار داده ها را بر اساس شرط یا شرایطی رنگی کنیم ویژگی مهم و جذابی خواهد بود و پیدا کردن مقادیر کم و زیاد و نقاط خاص در گزارش ها را آسان می کند. چنین قابلیتی در اکسل تحت عنوان Conditional Formatting مورد استفاده قرار می گیرد. به عنوان مثال در جدول زیر قانونی تعریف شده است که هرجا تعداد بزرگتر یا مساوی عدد 3 بود سلول مورد نظر رنگی شود.
اعتبار سنجی داده ها
از 17 میلیارد سلولی که بالاتر معرفی شد چه انتظاری دارید؟ آیا می خواهید تمام این سلول ها هر داده و مقداری را بپذیرند؟ اگر قرار است محدودیتی برای کاربران یا خودتان ایجاد کنید تا هر مقداری نتواند وارد سلول های اکسل شود از Data Validation استفاده کنید.
حتما تا اینجا متوجه شده اید که اکسل یک نرم افزار بانک اطلاعاتی نیست و کارکرد دیگری دارد اگرچه شاید مثل بسیار از ابزارهای دیگری بتوان از آن برای انجام وظایف دیگری هم استفاده کرد. بنابراین آموزش اصولی نرم افزار اکسل راهنمای شما در آغاز استفاده از آن خواهد بود.
امکانات بسیار بسیار زیاد دیگری نیز در اکسل وجود دارند اما ما در یک دوره آموزشی اکسل پیشرفته اصولا با آموزش اصولی نرم افزار اکسل در موارد فوق کاربر را به قدرت بالایی می رسانیم که بتواند اکثر نیازهای خود را در کار پوشش داده و در ادامه فعالیت های اکسلی خود مشکلی نداشته باشد.
آموزش اصولی نرم افزار اکسل
من به عنوان یک مدرس اکسل مقدماتی تا فوق پیشرفته اکسل از سال 1390 شروع به یادگیری و یاد دادن اکسل کردم. در این سال ها در سازمان های گوناگونی تدریس و مشاوره داشتم و به مرور با مطالعه و تحقیق و گرفتن مشاوره از متخصصان آموزش و روانشناسی و منابع انسانی به مواردی که در ادامه اشاره خواهم کرد دست یافتم:
یادگیری با اراده
اولین چیزی که مهم است اراده شماست، آیا واقعا می خواهید اکسل را یاد بگیرید؟ یا هدفتان آشنایی است؟ یا اینکه هنوز مطمئن نیستید این نرم افزار در آینده نه چندان دور به درد شما خواهد خورد یا خیر. پس انگیزه و اراده کافی برای یادگیری آن داشته باشید.
کلاس رفتن
این روش اصلا اجباری و ضروری نیست ولی یکی از روش های خوب یادگیری است. برخی از افراد صرفا با کلاس رفتن می توانند فرآیند یادگیری خود را آغاز کنند.
مطالعه شخصی
خیلی از ما این توان را داریم که با یک کتاب یا یک مجموعه آموزشی تصویری – ویدئویی اکسل، این نرم افزار را رفته رفته فرا بگیریم. مشکلی که این روش دارد کُندی آن است. یعنی به عنوان مثال من یک تجربه چندین ساله در اکسل دارم که می توانم در کلاس آن را به راحتی به شما منتقل کنم که با مطالعه شخصی شاید سال ها طول بکشد تا به آن دست پیدا کنید.
تمرین تمرین تمرین
این موضوع اثبات شده است و چیز جدید نیست. باید تمرین کنید. به عنوان مثال ما در کلاس اکسل پیشرفته برای تمام جلسات چه در کلاس و چه در خارج از کلاس تمریناتی ارائه می کنیم که کاربران با کار بر روی آن ها هم به مرور مطالب بپردازند و هم تسلط خود را بالاتر ببرند. تمام هدف کار با اکسل بصورت نا خودآگاه است. مثل همان کاری که در حین رانندگی انجام می دهید، زمانی که با تلفن همراه خود در حین رانندگی صحبت می کنید رانندگی توسط بخش ناخودآگاه ذهن شما انجام می شود. من فرآیند زیر را برای یادگیری اصولی نرم افزار اکسل به شما پیشنهاد می کنم.
آموزش اصولی نرم افزار اکسل چقدر زمان نیاز دارد؟
با اینکه پاسخ به این سوال بستگی به دانش قبلی فرد، آمادگی ذهنی، میزان انگیزه و حوزه کاری وی دارد اما می توان یک بازه 3 الی 6 ماهه برای رسیدن به نقطه مناسبی از تسلط بر این نرم افزار را برای عموم کاربران تخمین زد.
درباره پوریا بغدادی
یادگیری و آموزش برای من فراتر از یک حرفه است. بدون ترس از این مسیر لذت می برم. بقیهاش مهم نیست. 💛
نوشته های بیشتر از پوریا بغدادی
استاد بغدادی بی نظرید. موفق و سربلند باشید