مرتب سازی داده ها در اکسل

یکی از اساسی ترین و کاربردی ترین ابزار های اکسل که عموم کاربران دائما با آن سروکار دارند، مرتب سازی داده ها در اکسل است. سازماندهی داده ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است زیرا این ویژگی به کاربران کمک می کند تا راحت تر با جدولی از داده ها کار کنند. با ما همراه باشید تا با روش های مختلف مرتب سازی داده ها آشنا شویم.

در اکسل روش های مختلفی برای مرتب سازی داده ها هم به صورت سطری (عمودی) و هم به صورت ستونی (افقی)  وجود دارد. در این مطلب قصد آموزش مرتب سازی سطری جداول را داریم. برای آموزش مرتب سازی به صورت ستونی به مطلب زیر مراجعه کنید.

مرتب سازی صعودی و نزولی

در اکسل می توانیم عدد ها، متن ها و تاریخ ها را به صورت صعودی یا نزولی در جدول مرتب کنیم.
این نوع مرتب سازی بسته به نوع داده های یک ستون متفاوت است. برای داده های متنی مرتب سازی بر اساس حروف الفبا می باشد و می توانید داده ها را به صورت صعودی یعنی A-Z و یا نزولی یعنی Z-A مرتب کنید.

برای داده های عددی این مرتب سازی از کوچک به بزرگ (Smallest to Largest) و یا برعکس (Largest to Smallest) می باشد. برای انجام این کار دو روش وجود دارد:

روش اول

ساده ترین راه برای مرتب سازی داده ها در اکسل به صورت صعودی یا نزولی، انتخاب یکی از سلول های ستون مورد نظر و سپس استفاده از دکمه های sort است که با دستورهای A-Z (صعودی) و Z-A (نزولی) در تب data قرار دارند. اما توجه داشته باشید که فقط زمانی از این دکمه ها استفاده کنید که ردیف یا ستون خالی در بین داده های شما وجود نداشته باشد.

مشاهده می کنید که با انتخاب دستور A-Z ستون B به ترتیب حروف الفبا مرتب شده است.

روش دوم

وقتی فایل اکسل را باز می کنید در قسمت سر ستون ها یک فلش برای مرتب سازی و فیلتر داده ها وجود دارد. اگر این فلش وجود نداشت، می توانید در هر قسمت فایل کلیک کنید و در تب Data، گزینه فیلتر را انتخاب کنید (یا از کلید میانبر Ctrl + Shift + L استفاده کنید). وقتی روی این فلش کلیک کنید گزینه های Sort A to Z و Sort Z to A برای ستون های متنی و Smallest to Largest و Largest to Smallest برای داده های عددی، ظاهر می شوند.

به عنوان مثال با استفاده از این روش می خواهیم ستون E را مرتب کنیم. همانطور که در تصویر می بینید داده های این ستون تاریخ شمسی می باشند که اکسل آن را از نوع متنی (Text) تشخیص می دهد. برای مرتب کردن آن باید از Sort A to Z برای مرتب کردن صعودی و از Sort Z to A برای مرتب سازی نزولی استفاده کنیم.

همانطور که می بینید تاریخ های این ستون، با انتخاب Sort A to Z، از فروردین به آبان مرتب شدند و کنار فلش روی سر ستون فلشی به سمت بالا ظاهر شده که نمایانگر این است که این ستون به صورت صعودی مرتب شده است.

وقتی یک ستون را مرتب می کنید، به دلیل مرتب شدن سطری، ترتیب سایر ستون ها نیز تغییر می کند. در شکل بالا با نگاهی به ستون “کد سفارش” به راحتی می توانید تشخیص دهید که ترتیب همه ستون ها تغییر کرده است.

مرتب سازی سفارشی

نوع دیگری از مرتب سازی داده ها در اکسل مرتب سازی سفارشی است. این نوع مرتب سازی زمانی به کار می آید که می خواهیم یک ستون را طوری مرتب کنیم که از هیچ ترتیب خاصی تبعیت نمی کند. به عنوان مثال می خواهیم در ستون نام خانوادگی، حسینی، مهری و نوری را در صدر ستون قرار دهیم. برای انجام این نوع مرتب سازی، فلش روی یکی از ستون ها را کلیک کرده و Sort by Color و در ادامه Custom sort را انتخاب می کنیم.

سپس پنجره ای به نام Sort باز می شود که قابلیت های بیشتری برای مرتب سازی دارد. این پنجره شامل قسمت های مختلفی می باشد که بسته به نیاز شما به تنظیمات مختلفی نیاز دارد. این پنجره به صورت پیش فرض، نحوه مرتب سازی که قبلا انجام شده را نشان می دهد.

همانطور که در تصویر مشاهده می کنید این پنجره شامل قسمت های مختلفی است. در این بخش باید گزینه های زیر را تکمیل کنیم:

Column

در پایین این قسمت منوی Sort by وجود دارد که در آن عناوین هر یک از ستون های موجود در جدول لیست شده است و می توان هر یک از آن ‌ها را جهت مرتب سازی جدول بر اساس آن ستون انتخاب نمود. در این قسمت مشخص می کنیم که بر اساس کدام ستون مرتب سازی انجام شود.

Sort on

همچنین باید مشخص کنید که می خواهید مرتب سازی بر اساس کدام یک از پارامترهای موجود در سلول انجام شود. گزینه های پیش روی شما، مرتب سازی بر اساس محتوای سلول ها (Value)، رنگ پس زمینه سلول (Cell Color)، رنگ متن موجود در سلول (Font Color)، آیکون موجود در سلول (Cell Icon) می باشند.

Order

در این قسمت هم ترتیب مرتب سازی را تعیین می کنیم که مرتب سازی بر چه اساسی انجام شود. گزینه های ظاهر شده در این قسمت بستگی به پارامتر انتخاب شده در کادرهای قبل یعنی Sort On و Column دارد.

بنابراین برای تکمیل این گزینه ها، در منوی Sort by، ستون “نام خانوادگی” را انتخاب می کنیم. در این مثال می خواهیم مرتب سازی را براساس مقادیر انجام دهیم، پس Value را از قسمت Sort on انتخاب می کنیم. در نهایت ترتیب مرتب سازی را در بخش Order، بر روی Custom List قرار می دهیم.

سپس کادری به نام Custom Lists باز می شود. روی New List کلیک می کنیم، لیست مورد نظر را در قسمت List entries وارد می کنیم و هر مورد را با Enter از هم جدا می کنیم، سپس بر روی Ok را کلیک می کنیم.

در نتیجه 3 مورد حسینی، نوری، مهری را در جایگاه دلخواه قرار دادیم.

مرتب سازی بر اساس فرمت دهی شرطی

اکسل ابزاری را در اختیار ما گذاشته تا بتوانیم با توجه به اهمیت برخی از سلول ها آن ها را با رنگ کردن یا نشانه گذاری از سایر سلول ها متمایز کنیم. به این قابلیت فرمت دهی شرطی (Conditional Formatting) گفته می شود. اکنون فرض کنید جدول داده ای در اختیار داریم که دارای رنگ و آیکون های مختلفی است. پس ما انتخاب بیشتری برای مرتب سازی داریم و می توانیم بر اساس رنگ یا آیکون خاصی به ستون ها نظم دهیم. این عمل با استفاده از گزینه های موجود در قسمت Sort on، که در پنجره Sort در دسترس هستند، انجام می گیرد.

مرتب سازی داده ها بر اساس  Cell Color و Font Color

یکی دیگر از روش های مرتب سازی داده ها در اکسل، مبنا قرار دادن رنگ سلول ها و یا رنگ متن موجود در سلول ها است که با روش مشابه انجام می شوند.
به عنوان مثال در جدول زیر سلول های ستون D دارای دو رنگ مختلف است و ما می توانیم این ستون را بر اساس این دو رنگ مرتب کنیم.

پس پنجره Sort را از مسیری که گفته شد باز می کنیم. ستون “تعداد سفارش” را انتخاب می کنیم. به این دلیل که می خواهیم مرتب سازی بر اساس رنگ انجام شود پس در قسمت sort on، گزینه Cell Color را انتخاب می کنیم (اگر متن سلول ها رنگی باشد در این قسمت Font Color را انتخاب می کنیم). در قسمت order هم ترتیب رنگ ها را مشخص می کنیم. به عنوان مثال می خواهیم سلول های آبی رنگ در قسمت بالای ستون قرار بگیرند.

نتیجه این مرتب سازی را می توانید در شکل زیر مشاهده کنید.

مرتب سازی داده ها بر اساس Cell Icon

اگر داده های جدول دارای آیکون باشند، می توان مرتب سازی داده ها در اکسل را بر اساس این آیکون ها انجام داد. برای انجام این کار دقیقا همانند روش قبلی عمل می کنیم. به طوری که پنجره Sort را باز می کنیم و پس از مشخص نمودن ستون مورد نظر، قسمت sort on را بر روی Cell Icon تنظیم می کنیم و سپس با مشخص نمودن ترتیب مرتب سازی در قسمت Order کار را به اتمام می رسانیم.

مرتب سازی بر اساس دو یا چند ستون

اگر شما نیاز به کنترل بیشتری بر نحوه مرتب سازی داده خود دارید، می توانید چندین سطح (Level) را به هر نوع مرتب سازی اضافه کنید. برای انجام این نوع مرتب سازی در اکسل، در پنجره Sort گزینه ای به نام Add Level وجود دارد که به شما اجازه می دهد تا داده های خود را بر اساس بیش از یک ستون مرتب کنید.
به عنوان مثال ستون “نام خانوادگی” را به ترتیب حروف الفبا مرتب کرده ایم. اکنون می خواهیم کسایی که نام خانوادگی مشترک دارند بر اساس “نام” مرتب شوند.
برای این کار در پنجره sort گزینه Add Level را انتخاب نموده، تا سطح جدید مرتب سازی ایجاد شود. مانند روال قبل، از منوی Then by نام ستون بعدی را انتخاب می کنیم. در قسمت sort on، تعیین میکنیم که مرتب سازی بر چه اساسی انجام شود و در قسمت Order هم نوع مرتب سازی را مشخص می کنیم.

نتیجه در تصویر نشان داده شده است. ردیف ها با نام خانوادگی مشترک نیز به ترتیب حروف الفبا مرتب شده اند.

برای اضافه کردن Level های بعدی می توان همچنان از Add Level یا Copy Level استفاده کرد، برای پاک کردن یک Level از گزینه Delete Level و برای جابجا کردن ترتیب Level ها می توان از دکمه های Move Up و Move Down استفاده کرد.

در این مطلب سعی شد تمامی روش های مرتب سازی داده ها در ستون های اکسل مورد بررسی قرار گیرد. نکته قابل توجه در مورد مرتب سازی در اکسل این است که هیچ گزینه ای برای برگرداندن این مرتب سازی وجود ندارد و در صورت تمایل به برگرداندن ترتیب ستون ها به حالت اول، باید از گزینه Undo در Toolbar (یا کلید میانبر Ctrl+Z) استفاده کنید.

از این که ما با همراه هستید متشکریم.