چگونه داشبوردها را با مصور سازی متحول کنیم؟

مطالعات نشان داده است که امروزه یکی از بنیادی ترین راه‌های کمک به افراد به منظور مواجهه درست با سر ریز اطلاعات، نمایش بصری آن اطلاعات می‌باشد؛ نمایش بصری یا مصور سازی داده‌ها، به معنای رسم به صورت گراف و نمودار، نمایش بر روی نقشه یا کاربرد داده‌ها برای ایجاد یک نمودار تعاملی است.

با نمایش داده‌ها بصورت بصری، نه تنها فهمیدن و خلاصه کردن اطلاعاتِ مهم راحت‌تر انجام می‌شود، بلکه کشف الگوهای کلیدی، روندهای خاص و همبستگی‌های الزامی که در حالت عادی درک آنها چالش برانگیز است، آسانتر می‎گردد. در واقع شما علاوه بر فهم چرایی، به چگونگی نیز پی می‌برید.

قبل از رسم یک نمودار یا گراف، باید بدانید که چرا نیاز دارید تا آن را ایجاد نمایید. به خاطر داشته باشید که شما یک ابزار مصور سازی برای کمک به فهم داده‌های پیچیده، کشف الگوها و تشخیص روندها می‌سازید. همچنین باید روش خوبی برای رسم نمودار در ذهن داشته باشید. مثلا باید محدوده اعداد را در نظر بگیرید و نمودار را نسبت به آنها، مقیاس گذاری نمایید، به علاوه به تعداد متغیرهایی که می‌خواهید نشان دهید، تعداد نقاطی که باید رسم شوند و چگونگی مقیاس دادن و بازه بندی محورها، فکر کنید.

یک تصویر به اندازه 1000 کلمه ارزش دارد. به عنوان صاحب یک کسب و کار یا مدیر یک تیم، نمیتوانید تمام ذینفعان خود را برای استفاده و فهمیدن داده‌های خام آموزش دهید. زمانی که داده‌های خود را به شکل زیبایی نمایش میدهید، برای افراد آسانتر است که نقطه نظرات و نتایج مهم را متوجه شوند و مشارکت و تعامل بیشتری از خود نشان دهند. در این مطلب، در رابطه با غنا بخشیدن به انواع خشک و بی‌رمق گزارشات هوش تجاری با جدیدترین ابزارهای مصور سازی داده‌ها صحبت می‌کنیم.

بخش حسابداری

گزارش مخارج

میخواهید یک گزارش ماهانه از مخارج صورت گرفته درست کنید که مقایسه‌ای میان هزینه‌های پرداختی در طبقه‌بندی‌های مختلف –تجهیزات شرکت، سفرها، … – یا حتی در بین بخش‌های گوناگون انجام شود. چگونه میتوانید به سرعت و سادگی بگویید در کدام قسمت‌ها افزایش پرداختی صورت گرفته است؟

در حالی که این روندها به آسانی با مشاهده و بررسی یک شیت امکانپذیر است، یک نمودار میله‌ای میتواند داده‌ها را بهتر نمایش دهد. در این حالت، مقایسه اطلاعات و بالا و پایین شدن‌ها در یک نگاه صورت می‌گیرد. بخش حسابداری میتواند اطلاعات را به مدیریت یا رؤسای بخش‌های دیگر ارائه دهد و درک سریعتری از چالش‌ها، پیش روی آنها بگذارد.

داشبوردهای مالی

از آن جایی که بیشتر سازمان‌ها، شفافیت مالی را به عنوان استراتژی مشارکت کارمندان در پی گرفته‌اند، گزارشاتی ماهانه در این حوزه که داده‌های حساسی را به اشتراک میگذارد، رواج بیشتری پیدا کرده است. ارائه داده‌های خشک درآمد، سود یا مخارج به افراد به طریقی که قادر به فهمیدن و تعامل با اعدادی در این مقیاس نباشند، منجر به ناکارآمدی گزارشات و عدم توجه و مشارکت سایرین در مورد آنها می‌شود.

مصور سازی داده‌ها باعث می‌شود این سبک گزارشات، برای همه، بدون در نظر گرفتن سطح تحلیل، قابل برداشت و خلاصه‌گیری باشند. به روشنی میتوانید سطوح موفقیت و فرصت‌ها را برای بهبود تشخیص دهید. علاوه بر آن میتوانید چندین سطح نمایش داده را نشان دهید، مثلا میبینند که سود در ماه گذشته کاهش یافته اما سال گذشته همین ماه، افزایش سود داشتند.

با استفاده از نرم افزار مصور سازی داده‌ها، میتوانید نمودارها و گراف‌ها را تعاملی و قابل دسترس نمایید. به جای ارائه مجموعه فشرده‌ای از اعداد و نتایج در یک جلسه کوتاه 30 دقیقه‌ای در هر ماه، میتوانید داشبوردها را برای دسترسی کارمندان هر زمان که خواستند، فراهم نمایید. در نتیجه آنها به خوبی میزان پیشرفت و عملکرد شرکت را بررسی می‌کنند و به نقش خود در کل سازمان پی خواهند برد.

تیم فروش و بازاریابی

روندهای مشارکت

باز هم به بازه زمانی از سال رسیدید که مدیر ارشد بازاریابی از شما میخواهد، گزارشی که میزان بازدید صفحات وبسایت را در مدت زمان سه ماه گذشته نشان دهد، آماده کنید تا از طریق آن تأثیرگذاری و ارزش میزان مشارکت شما در درآمد ثابت شود. آن را در نمودار خطی نشان دهید، زیرا راه آسانی برای اتصال داده‌های عددی به یکدیگر و رسیدن به نتیجه مناسب و مورد نظر شماست. ارتباط میزان بازدید سایت، نرخ مشارکت از طریق پست الکترونیک یا کلیک بر روی تبلیغات با درصد رشد درآمد چیست؟ یک احتمال همبستگی مثبت نشان میدهد که تلاش‌های شما موفق و قابل قبول بوده است و منجر به سرمایه گذاری بیشتر در این بخش می‌گردد.

نمایش‌های لحظه‌ای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM Snapshots)

فرایند ارتباط با مشتری و عوامل مؤثر بر آن، می‌تواند فرایند سخت و شکننده‌ای باشد. شما به هر مرحله از آن به تنهایی نگاه می‌کنید ولی ارتباط و تأثیر آن بر کل فرایند را در نظر نمی‌گیرید. نمودارهای نگاشت، نقشه سفر مشتری را به خوبی نمایش می‌دهند. علاوه بر این، میتوانید نقشه سفر خریدار را نیز داشته باشید. با یکپارچه کردن ابزارهای مصور سازی داده‌ها و CRM خود، مسیرهایی که بیشتر از همه پیموده شده‌اند، آشکار می‌شوند.

بخش منابع انسانی

گزارش‌های مدیریت یادگیری

سیستم‌های مدیریت یادگیری (LMS) به طور فزاینده‌ای توسط کسب و کارها در هر زمینه‌ای از جمله آموزش انطباق تا ورود به محل، تا  فرصت ها و مرور عملکرد، مورد استفاده قرار می‌گیرند.

 یک LMS مناسب و بهینه، میتواند منبع غنی داده درباره مهمترین دارایی شما که همان مردم و افراد هستند، باشد. با این حال، اگر شما آن را درک نکنید و یا اگر مدیران نقطه نظرشان تنها به گزارش مستقیم خود باشد، این داده ها می توانند از بین بروند، و رهبری فاقد چشم انداز کلی خواهد بود. با استفاده از مصور سازی داده‌ها، میتوانید به سرعت روند پیشرفت کارمندان خود را به دست آورید که به شما کمک میکند تا افراد برتر خود (کسانی که ممکن است برای ارتقاء آماده باشند) و همچنین کسانی را که رشد آنها ممکن است سیر نزولی داشته باشند را شناسایی کنید.

گزارشات منابع استخدام

بسیاری از سازمان‌ها فرایندهای استخدامی که در آن مدیران مسئول به کار گماشتن و منصوب کردن نیرو هستند را غیر متمرکز کرده‌اند، که این فرآیند می تواند با تمرکز بر تاکتیک‌های استخدام که یا به کار نمی آیند یا منجر به جذب نیروی نالایق می شوند کپی برداری شود.

شما میتوانید از مصور سازی داده‌ها برای ایجاد نمودارهایی که درک فرایند استخدام را متمرکز میکنند، استفاده کنید. برای مثال، یک نمودار دایره‌ای ایجاد کنید که منابع مختلفی که ممکن است از آنها استفاده کنید (رسانه های اجتماعی، ایمیل، …) را نشان می دهد. میتوانید یک نمودار کلی برای سازمان ایجاد کنید، به علاوه نسخه های منحصر به فرد برای هر بخش.

با استفاده از این اطلاعات شما میتوانید به سرعت برای بهبود بخشیدن به فرآیند استخدام خود و کاهش زمان آن به آنها تکیه کنید و مناطقی را که مربوط به حوزه‌های کاری میباشد را در هر موقعیتی شناسایی کنید. در نظر داشته باشید که با چنین داده‌ها و اطلاعاتی، میتوانید به حوزه‌هایی اکتفا کنید که برای بهبود گزینه‌های استخدامی شما مناسب هستند و در نتیجه میزان دفعاتی که برای یک منصب فردی را استخدام مینمایید، کاهش پیدا میکنند.

تیم فناوری

بدون توجه به اندازه سازمان، حداقل کاری که معمولا انجام میشود این است که از یک سیستم برچسب‌گذاری برای گزارش مسائل و مشکلات به تیم فناوری اطلاعات خود استفاده کنید. این ابزارها، معیارهایی برای به سادگی خلاصه کردن تعداد مسائل و زمانی که صرف هریک میکنید، هستند اما بیش از این در اختیار شما نمیگذارند.

هرچه اندازه سازمان شما بزرگتر شود، گزارش دادن این چنین روندها سخت‌تر میشود. در این حالت، تیم فناوری اطلاعات به جای آنکه برای جلوگیری از رخ دادن مسائل بتوانند راهکارها و سامانه‌هایی ایجاد کنند، باید بیشتر وقت خود را صرف مقابله با مشکلات پیش آمده نمایید. با استفاده از ابزار مصور سازی داده‌ها، به آسانی میتوانید اساسی ترین دلایل رخدادها را شناسایی کنید و تعداد دفعاتی که اتفاق می‌افتند را کاهش دهید.

رهبری

سرمایه گذاران و هیئت مشاوران، میخواهند دیدگاه ثابتی در رابطه با کسب و کاری که حمایت میکنند، داشته باشند. معیارهای ارتباطی، چالش بزرگی برای آن دسته از رهبران کسب و کار است که با برنامه‌های پرمشغله خود زمانی برای ایجاد داده‌های خلاصه شده و قابل فهم، ندارند.

ابزارهای مصور ساده داده‌ها، به شما کمک میکنند که نه تنها قادر باشید داشبوردهای قابل دسترس برای کارمندان خود ایجاد کنید، بلکه تعدادی هم برای سرمایه گذاران خود بسازید. داده‌ها و اطلاعات مهم برای آنها را به طریقی نشان دهید که بدون راهنمایی قابل درک باشند. در نتیجه زمان جلسات شما به جای تلف شدن سر توضیح آمار و ارقام، به برنامه ریزی و خلق استراتژی متناسب با آن داده‌ها گذرانده شود.